Quy Trình Tổ Chức Thánh Lễ Bổn Mạng

 

QUY TRÌNH TỔ CHỨC THÁNH LỄ BỔN MẠNG

 

A.   Xin phép Quý cha đặc trách.

B.   Xin ý kiến Ban thường vụ.

C.   Tổ chức Họp Ban Điều Hành chính để thống nhất kế hoạch sơ bộ cho sự kiện.

D.   Tổ chức Họp Ban Điều Hành Chung (Bao gồm tất cả các ban) để bàn bạc thống nhất triển khai chi tiết các công việc:

 

I.   Cân đối tài chính để triển khai cho sự kiện.

II.  Thống kê danh sách khách mời và số thành viên dự tiệc, khảo sát địa điểm tổ chức tiệc.

III. Phân công các ban chuyên trách với các công việc cụ thể như sau:       

1.     Ban Điều Hành chính:

-         Bao quát tổng thể toàn bộ sự kiện.

-         Cử người phát biểu cảm ơn trong thánh lễ, bữa tiệc, MC hội thảo. MC bữa tiệc.

-         Trực tiếp mời gọi và tiếp đón quý cha, quý khách (chuẩn bị xe đưa đón quý cha và HĐMV giáo xứ quê hương)

-         Liên hệ với các ban ngành HĐMV GĐCGXQHN cùng cộng tác giúp đỡ. (Ban Kèn, Ban Trống, Ban Truyền Thông,….)

2.     Ban cố vấn: Có trách nhiệm tham vấn và đồng hành cùng Ban Điều Hành Chính đón tiếp quý khách.

3.     Ban Ca Đoàn: Tổ chức tập hát và phục vụ thánh lễ: Phân công thành viên đọc sách thánh, lời nguyện và hát đáp ca.

4.     Ban Tâm Linh: Phụ trách các việc:

-         Chuẩn bị kiệu thánh bổn mạng, cắm hoa trang trí kiệu và trong nhà thờ.

-         Dọn đồ lễ, chuẩn bị sách lễ, Ghi Danh Xin Lễ, Xướng Kinh, Giúp Lễ, Lắc Giỏ, Đọc Kinh Kết thúc thánh lễ.

-         Chuẩn bị lễ vật dâng của lễ.

5.     Ban Truyền Thông: Phụ trách tác nghiệp quay phim chụp ảnh và theo dõi viết bài cập nhật về sự kiện sớm nhất có thể.

6.     Ban Liên Kết: Phụ trách sắp xếp đường rước, Sắp xếp chỗ ngồi cho phù hợp.

7.     Ban trật tự: Phụ trách trông coi xe và đảm bảo an ninh trong thánh lễ.

8.     Ban Tông Đồ:

-         Phụ trách việc mở cửa, đóng cửa, kiểm tra, bật, tắt hệ thống điện, quạt, âm thanh.

-         Dọn dẹp nhà thờ, khu vực ăn uống, khu vệ sinh.

9.     Ban Giới trẻ:

-         Phụ trách việc cắt cử người dâng của lễ.

-         Lắp ráp và tháo dỡ phông tiệc, các banner áp phích, biển bảng.

10.             Ban Hậu Cần: Phụ trách công tác hậu cần: Gồm tiệc và đồ uống phục vụ tiếp đón quý khách.

 

E.   Việc Mời gọi triển khai theo kế hoạch chi tiết như sau:

1.     Ban Truyền Thông triển khai thiết kế và in thư mời, banner, phông tiệc, và các trang trí cần thiết.

2.     Ban Điều Hành chính chịu trách nhiệm Lên danh sách các thành phần khách mời và phân công việc mời gọi và tiếp đón khách.

3.     Trưởng Cộng Đoàn thông báo và triển khai chương trình lễ tới các phó cộng đoàn.

4.     Các Phó Cộng Đoàn thông báo và triển khai tới các trưởng ban và trưởng khu vực mà mình đang phụ trách.

5.     Trưởng các ban thông báo triển khai tới các thành viên.

6.     Phương án truyền thông hiệu quả gồm các bước như sau:

a.      Lập nhóm zalo chung cho Cộng đoàn.

b.     Lập nhóm zalo cho từng ban.

c.      Các thành viên cộng đoàn không trực thuộc các ban thì Ban Liên Kết có trách nhiệm gọi điện mời và thông báo chương trình.

d.     Ban truyền thông có trách nhiệm cập nhật thông báo chương trình trên các trang nhóm: Zalo, Fanpage, Website,..trước tối thiểu 3 ngày.

e.      Lưu ý: Để thánh lễ quy tụ được đông đủ các thành viên, những người có trách nhiệm cần điện hoặc nhắn tin riêng cho từng thành viên nhắc lại thông báo chương trình  trước 01 ngày.

tháng 2 11, 2023 (Share)