Quy Trình Tổ Chức Họp Ban Điều Hành

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP BAN ĐIỀU HÀNH

I. Ban Điều Hành Chính và Ban Cố Vấn họp lên kế hoạch sơ bộ cho các vấn đề cần triển khai trong cuộc họp sắp tới.

II. Công tác chuẩn bị cho buổi họp.

1. Ban Điều Hành Chính thông báo ngày giờ và địa điểm diễn ra cuộc họp tới các ban ngành trong cộng đoàn trước tối thiểu 03 ngày.
- Soạn thư mời gửi trên các nhóm BĐH chung và BĐH các ban

- Trực tiếp điện thoại thông báo mời gọi theo cơ cấu BĐH trước tối thiểu 01 ngày.

III. Phương án triển khai trong buổi họp.

1. Cầu nguyện xin ơn Chúa Thánh Thần soi sáng.
- Đọc hoặc hát kinh Chúa Thánh Thần.
- Đọc kinh sáng soi.

2. Người chủ trì buổi họp chào thăm và giới thiệu các thành phần khách mời và thành viên tham dự.
3. Người chủ trì mời thư ký điểm danh các thành viên tham dự buổi họp, đồng thời ghi chép nội dung buổi họp.
4. Người chủ trì công bố lý do tổ chức cuộc họp.

5. Quyền hạn người chủ trì:

- Người chủ trì có quyền cắt ngang, nhắc nhở và có thể yêu cầu dừng lại nếu người phát biểu không đúng trọng tâm vấn đề cần bàn hoặc trình bày quá dài.

- Trong trường hợp BĐH biểu quyết 01 vấn đề có tỷ lệ cân xứng 50/50, thì người chủ trì có quyền quyết định lựa chọn 01 phương án mà người chủ trì cho rằng khả thi nhất.

- Giải quyết dứt điểm từng vấn đề cần bàn trong cuộc họp hạn chế việc lan man chồng chéo.

6. Trước khi đi vào họp bàn, người chủ trì phổ biến nội quy tham dự cuộc họp tới các tham dự viên:

- Các tham dự viên phải thể hiện tinh thần tôn trọng người điều hành cuộc họp.
- Các tham dự viên khi muốn phát biểu tham gia đóng góp ý kiến phải dơ tay, ai được người chủ trì mời khi đó xin mời đứng lên phát biểu.

- Khi có người đang phát biểu thì các tham dự viên không được phép phát biểu cắt ngang.

 Lưu ý: Các tham dự viên khi phát biểu phải ngắn gọn súc tích đúng trọng tâm nội dung đang bàn.

7. Triển khai họp theo kế hoạch mà Ban Điều Hành Chính và Ban Cố Vấn đã thống nhất.
8. Phần cuối buổi họp: Thư ký tóm lược lại những nội dung đã được thống nhất trong cuộc họp.

9. Đọc kinh tạ ơn và kết thúc buổi họp.

• Khuyến cáo:

1. Không nên tổ chức cuộc họp khi đã uống rượu bia.

tháng 12 31, 2022 (Share)