Chia Sẻ Quy Trình Và Kỹ Năng Tổ Chức Các Sự Kiện

 Chia Sẻ Quy Trình Và Kỹ Năng Tổ Chức Các Sự Kiện

 

1.     Thiết lập mục tiêu cho sự kiện.

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện là thiết lập các mục tiêu cho sự kiện. Các mục tiêu này càng rõ ràng, cụ thể thì bước lên kế hoạch và kiểm soát sẽ dễ dàng hơn.

 

2.     Thành lập ê kíp tổ chức sự kiện.

Dựa trên những mục tiêu đã đề ra để xác định quy mô tổ chức sự kiện và thành lập đội ngũ nhân sự cốt lõi. Trong bất kì sự kiện nào thì đội ngũ nhân sự cũng là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất quyết định thành công của sự kiện.

Tổ chức một sự kiện cần có sự nỗ lực và phối hợp nhịp nhàng của rất nhiều bộ phận có liên quan. Trong đó, quan trọng nhất là người quản lý sự kiện với nhiệm vụ phân bổ và điều phối toàn bộ các hoạt động diễn ra trong sự kiện.

 

3.     Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham gia sự kiện.

Việc lựa chọn ngày và địa điểm cụ thể có thể được chỉ định trước cho một sự kiện định kỳ, nhưng nếu đây là một sự kiện mới, hãy xem xét những điều sau đây:

🕂Xác định thời gian phù hợp lên kế hoạch (tùy thuộc vào bản chất sự kiện của CĐ-BN)

🕂Hãy tìm hiểu các ngày lễ theo giáo luật công giáo và đường hướng mục vụ của GĐCGXQHN.

🕂Kiểm tra ngày tháng với những người tham gia chính – ví dụ: Quý Đức Cha, Quý cha và các thành phần khách mời quan trọng.

🕂Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện.

 

4.     Lựa chọn chủ đề tổ chức sự kiện.

Để có một sự kiện độc đáo và nổi bật, Quý vị cần chọn một chủ đề ấn tượng và hấp dẫn để thu hút người tham gia. Và trước hết cần có một chủ đề thu hút và một cái tên sự kiện thật sự ấn tượng. Vì cái tên có thể là một điểm nhấn quan trọng, đặc biệt là trên các phương tiện truyền thông.

 

Lúc này, ban tổ chức sự kiện cần tập trung sáng tạo tên sự kiện. Tạo một một khẩu hiệu ngắn, đáng nhớ mô tả sự kiện. Sau đó thiết kế logo và hệ thống nhận diện nếu cần thiết.

 

5.     Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện.

Đây là một trong những bước quan trọng nhất, dựa trên những thông tin đã có để lên kế hoạch chi tiết cho toàn bộ các hoạt động trước, trong và sau sự kiện. Kế hoạch này phải đảm bảo tất cả các khía cạnh của sự kiện, bao gồm:

🕂Lên kịch bản chi tiết cho chương trình.

🕂Địa điểm, công tác hậu cần.

🕂Các thành phần khách mời,  MC dẫn chương trình hoặc hướng dẫn viên.

🕂Công tác truyền thông: Truyền hình trực tiếp, cập nhật thông tin, lịch trình sự kiện lên các trang web và các trang mạng xã hội.

🕂Triển khai công tác thiết kế in ấn lôgô, khẩu hiệu, thư mời, băng rôn, sân khấu, biển bảng.

🕂Công tác đăng ký tham gia sự kiện.

🕂Công tác tiếp đón quý khách.

🕂Giám sát mọi hoạt động  trong sự kiện.

 

6.     Thiết lập ngân sách cho sự kiện.

Ngân sách cần phải xem xét và lập bảng thống kê chi tiết từ các dự toán ban đầu cho tất cả các hạng mục chính và dự trù những chi phí phát sinh được xác định trong kế hoạch tổ chức sự kiện.

 

7.     Làm việc với quý vị ân nhân và các nhà tài trợ.

Hãy xác định xem có đơn vị Công ty, Doanh nghiệp hoặc nhà hảo tâm nào mà quý vị có thể kêu gọi tài trợ chi phí cho sự kiện  không? Khi  nhận được sự trợ giúp từ những đơn vị đó, họ sẽ góp phần trong việc tổ chức sự kiện thành công.

 

 

8.     Truyền thông cho sự kiện.

Công tác truyền thông là bước không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện.Việc quảng bá sự kiện có thể bắt đầu từ các kênh mà quý vị sở hữu như thông báo trên website, email hoặc các kênh mạng xã hội.

 

Bên cạnh đó cũng cần lưu ý đến việc gửi lời cảm ơn và tri ân tới các nhà tài trợ, quý vị ân, thân nhân. Ngoài ra, nên có thêm các bài viết truyền tải các thông điệp chính hay sự thành công của sự kiện.

 

 

 

9.     Kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch khi tổ chức sự kiện.

Để lập kế hoạch tổ chức sự kiện, quý vị phải là người điều phối thận trọng và có thể kiểm soát nhiều việc một lúc. Sau khi lên kế hoạch, người điều phối  sẽ phân việc và kiểm soát các thành viên trong  các bộ phận tổ chức sự kiện chạy theo đúng tiến độ.

 

Ngoài ra, quý vị có thể sử dụng các phần mềm trực tuyến hỗ trợ để đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch và triển khai sự kiện được hiệu quả hơn.

 

 

10.             Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện.

Sau mỗi sự kiện cần phải tổ chức họp tổng kết để đánh giá hiệu quả và cùng rút kinh nghiệm cho các lần tổ chức tiếp theo.

tháng 2 14, 2023 (Share)